La dichiarazione sostitutiva di atto notorio riguarda tutti i documenti diversi da quelli che possono essere autocertificati (articolo 46, D.P.R. n. 445/2000); puoi richiedere l’attestazione di un atto, fatto o qualità personale che conosci, riguardo te stesso o soggetti terzi, ma che non sarà certificabile da una Pubblica Amministrazione. Le dichiarazioni sostitutive di certificazione e di atto notorio possono essere rilasciate dai cittadini italiani e dell'Unione europea.
I cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia possono rilasciare dichiarazioni sostitutive limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai fatti certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani .
I cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia possono rilasciare dichiarazioni sostitutive per quelle materie per le quali esiste una convenzione tra l’Italia e il loro Paese di provenienza.
Qualora gli atti o documenti sui quali si chiede l'autenticazione/attestazione siano redatti in lingua straniera, non è possibile effettuare l'autenticazione se il testo non è scritto anche in lingua italiana. Le sottoscrizioni su istanze e le dichiarazione sostitutive di atto notorio, su carta semplice o modelli prestampati, sono sottoscritte davanti al funzionario competente a ricevere la documentazione dietro accertamento dell’ identità del richiedente che deve essere maggiorenne.
Nel caso di persona interdetta (persona maggiorenne che non può provvedere ai propri interessi), la firma da autenticare è quella del tutore in possesso del decreto di nomina;
Se si tratta di minori la dichiarazione va sottoscritta dall'esercente responsabilità genitoriale o dal tutore
Per gli inabilitati e i minori emancipati la dichiarazione va sottoscritta dall'interessato con l'assistenza del curatore.
Nel caso di persone soggette ad amministrazione di sostegno, se i poteri dell’Amministratore lo consentono, la dichiarazione può essere sottoscritta anche dall’Amministratore.
Per chi non sa o non può firmare, è cura del pubblico ufficiale prendere atto e accertare l'identità e la volontà a sottoscrivere del dichiarante scrivendo "non in grado di firmare".
La dichiarazione nell'interesse di chi si trova in una situazione di impedimento temporaneo, per ragioni connesse allo stato di salute, è sostituita dalla dichiarazione, contenente espressa indicazione dell'esistenza di un impedimento, resa dal coniuge o, in sua assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado, al pubblico ufficiale, dietro accertamento dell'identità del dichiarante.